Utbildning och migrering har påbörjats

Igår påbörjades utbildningen för den första av fyra grupper med redaktörer som ska återskapa det nya "hb.se". Det är viktigt att redaktörerna får bekanta sig med verktyget så tidigt som möjligt så att önskemål om förbättringar kan fångas upp i ett tidigt skede.

Mycket arbete har lagts på att ta fram formskisser för redaktörer så att man ska kunna fokusera på innehåll istället för teknik.

Utbildningen inleds med en kort presentation av Niclas Bengtsson (WM-data) och undertecknad där vi förklarar att den nya webben är en strategisk plattform, eller som jag tycker - det viktigaste "affärssystemet" högskolan har. Det är då viktigt att man inom högskolan prioriterar arbetet med den "strategiska" plattformen, så att den utvecklas enligt verksamhetens behov. Inledningsvis är givetvis fokus på att webben för anonyma användare prioriteras, eftersom lanseringen av nya "hb.se" ligger först i projektschemat. Samtidigt pågår för fullt arbetet med portaldelarna, dvs de "collaborativa" delarna.

Några fördelar med portalen är att den kan fyllas med olika tjänster, där information från redaktörer bara är en av alla andra möjliga tjänster. Portalen blir "bara" ett ramverk som håller ihop olika tjänster som kan publiceras för t.ex olika målgrupper. Högskolan har idag många olika system för olika ändamål men få av dessa är utformade för användaren, vilket kan innebära att användaren får tillgång till hela systemet, men har bara behov av vissa delar. Detta gör det onödigt svårt för användaren. Jag hoppas att större krav kommer att ställas vid införandet av nya tjänster för användare, vilket kommer att ställa högre krav på utvecklare men även av kravställare. Några exempel på tjänster skulle kunna vara KPI (Key Performance Indicators) för beslutsfattare så att man snabbt och enkelt kan mäta viktiga nyckeltal, eller införa standarmässiga ärenden på webben, t.ex arbetsflöden för olika ändamål.

NyWebb - Förberedelse för migrering

Idag pågår ett intensivt arbete med att förbereda migreringen som kommer att påbörjas den 19 februari. Madeleine Åkesson provar utbildningsmaterialet och att migrera en del innehåll. Fördelen med detta är att man kan fånga upp en del frågor som kan lösas innan den riktiga migreringen och på så sätt få en mer effektiv övergång från den gamla webben. Även om tiden knapp så är alla på gott humör :-)

Samtidigt som migreringen provas, håller Linus Andrén, Wasim Danyal och Björn Törnqvist på med att föra in KursInfo som en del av portalen.

En hel del arbete pågår med att justera mallar och presentation i portalen så att allt ska fungera perfekt. Meningen är att det ska bli mer fokus på innehållshantering för redaktörerna än att behöva tänka på de mer tekniska delarna som menyer och att få mallar att fungera. Det som ska prioriteras bör väl ändå vara kvalitén på innehåll och form, inte att lägga tid på att skapa mallar och menyer etc.

Parallellt med detta sker arbete med att förbereda för de mer collaborativa delarna som kommer att lanseras etappvis fr.o.m april.

NyWebb - Pilotmigrering

Arbetet med NyWebb pågår för fullt och i veckan kommer en pilotmigrering att genomföras, vilket innebär att några delar av högskolans webb skapas i den nya portalen. Samtidigt som detta sker provas även utbildningsmaterialet så att detta kan revideras om behov finns.

Projektet är nu framme i en mycket intensiv period där många "bitar" ska falla på plats, t.ex. taxonomier, informationsstruktur, installerad arkitektur, utbildningsmaterial, mallar för olika ändamål och e-tjänster som måste finnas. Utöver detta har alla redaktörer gjort ett fantastiskt arbete för att förbereda sin del av webben och jag vill verkligen tacka alla för detta kanonarbete som utförs. Det är en stor förändring som sker och att ta till sig nya arbetssätt är ganska svårt men jag är övertygad om att högskolan kommer att få en bra struktur för högskolans webb.

Det är viktigt att tänka på, framför allt för er som är redaktörer, att allt kanske inte är helt perfekt ännu, men utvecklarna arbetar för fullt med att förbättra och tillföra nya och enkare sätt för innehållshantering. Under migreringen den kommande månaden kommer det att tillföras nya funktioner.

En viktig komponent som anpassas för redaktörerna är den editor som kommer att användas är Ephox. Anledningen till detta är att Ephox är mycket bra på att generera tillgänglighetsanpassat webbinnnehåll. För dom som arbetar mycket med Office, så kommer man att känna igen sig.

I april kommer fokus på portal och collaboration som gör det möjligt att arbeta tillsammans i dokument eller kanske ha en intern blogg eller wiki för t.ex. ett projekt, eller varför inte inom en avdelning.

"Software as a service"

Tillbaka från en konferens i Orlando som anordnas av IBM/Lotus med deltagare från hela världen, alla med intresse om hur utvecklingen ser ut den närmaste tiden för organisationer, givetvis pratas det mycket om webb 2.0, eller kanske mer korrekt - enterprise 2.0, vilket innebär en realisering av webb 2.0 i verksamheter där sociala nätverk, collaboration och webben som en strategisk plattform utgör verksamhetskritiska tjänster.

Över 200 besökare kom från Sverige och föutom från Högskolan i Borås, fanns representanter från andra verksamheter som Blekinge Tekniska Högskola, Göteborgs stad, Regeringen, Försvaret, SKF etc. Jag tycker att konferensen gav mycket och framför allt nätverkandet med andra och utbytet av erfarenheter. NyWebb har skapat en hel del positiva effekter som t.ex helt nya "nätverk" mellan personer med mycket erfarenheter och kompetens kring webb som en strategisk plattform, men även inom högskolan genom att "ärenden" kommit upp på agendan.

En stark trend är att se programvara som "tjänster, eller som IBM försöker med ett projekt - "Bluehouse", vilket innebär att kunden inte betalar för ägandet av programvaran, utan istället endast för användningen av den. "Bluehouse" är ett projekt där man erbjuder extranätlösningar till verksamheter, som t.ex. fildelning, chat, sociala nätverk, kundkontakter, webbkonferenser och projekthantering. Användaren kan lätt bjuda in externa partners för t.ex. access till vissa dokument eller projektareor. För verksamheten spelar det knappast någon roll om "tjänsten" kommer innifrån eller utanför den egna verksamheten, huvudsaken är att tjänsterna skapar ett värde för verksamheten.

2008 kommer att bli ett spännande år där jag tror många kommer att få tänka om för att uppfylla kraven för att möta den efterfrågan som finns hos användare, framför allt den yngre generationen. I grundskolan uppmuntras t.ex alla elever att arbeta tillsammans i olika projekt, men vilka verktyg erbjuder kommunen/skolan till eleverna? Jag har själv en dotter på snart 11 år och för henne är det naturligt att vara "social på nätet" med kompisar, hon använder knappt mail. Givetvis har det ekonomiska konsekvenser för kommuner och skolor men det som sker idag på "webben" är att alla kan sammarbeta med alla och ingen kan kontrollera formerna för detta, hur ska man kunna sätta betyg när arbetet inte sker på ett "kontrollerat" sätt? Hur kommer universiteten och arbetsplatserna att förbereda sig på den "nya generationen"?

Nu ska jag fortsätta att läsa en rapport: "User-led Innovation: A New Framework fo Co-creating Business and Social Value":

"co-authored by Darren Sharp and Mandy Salomon. The sources of innovation are shifting rapidly from the traditional 20th century model of commercial R&D labs, elite universities, private companies and government agencies to user-led innovation. Today’s users have much greater input into the creation and dissemination of the media, knowledge and culture they consume. Open Source software, virtual worlds and media-sharing communities are at the forefront of new modes of user-led innovation that challenge established boundaries between producers and consumers."

NyWebb - status

Projektet är nu inne i en mycket intensiv fas där många är involverade i olika arbetsgrupper, alla med olika uppgifter och ansvarsområden. Många delar ska falla på plats, och ofta finns beroenden mellan olika delar, t.ex. krävs att plattformen är instalerad på IT-avdelningen innan utbildning kan genomföras. Följande punkter måste falla på plats inom de närmsta veckorna för att tidsplanen ska hålla:

• Plattformar för utvecklingsmiljö och produktionsmiljö finns på plats


• Tema och mallar för presentation av innehåll i portalen ska på plats


• Taxonomier ska in i portalen för att användare lättare ska hitta information, dvs information klassifiseras.


• Informationsstruktur ska in i portalen, dvs den nya webben kommer att ha en mer "ickeorganisatorisk" struktur, vilket underlättar för användare. Man ska inte behöva kunna hur organisationen ser ut för att hitta information.


• E-tjänster ska på plats, framför allt de befintliga men även en del nya alternativ gamla som görs om och förbättras.


• Utbildningmaterial och planering av utbildning för redaktörer planeras


• Genomförande av utbildning för ca 40 redaktörer


• Migreringsplan för alla enheter ska vara klara innan utbildningen genomförs så att migreringen går så snabbt som möjligt


• Arbete med roller, behörigheter och arbetsflöden för redaktörer

Detta är några aktiviteter som ligger i fokus de närmaste veckorna och planen är att den nya webben för "hb.se" ska lanseras under vecka 10. Utbildning och migrering ska ske fr.o.m v8.

Planerat är att portalfunktionalitet ska lanseras i april, vilket innebär att man kan logga in på webben och nå tjäsnter som är mer personlig, t.ex. riktad information till olika målgrupper. I portalen kommer även de mer "collaborativa" delarna finnas tillgängliga, dvs för samarbete i olika arbetsgrupper, enheter eller avdelningar. Tanken är också att skapa möjligheter för alla att dela med sig av information inom organisationen via t.ex. en personlig blogg eller dela på webblänkar.

I dag kan man på webben söka på personer på namn, titel etc men meningen är att i den kommande webben har alla en profil med mer information (om man vill), kalla detta en profil, som gör det möjligt att hitta personal eller studenter på kanske intressen eller kompetens. Användaren kan assosiera sig själv med "nyckelord", eller som man säger idag - "tagga sig". Detta skapar helt nya möjligheter för andra att inte nödvändigtvis söka efter en viss person i första hand.

E-Me är ett forskningsprojekt och finns med i bilden ovan, men detta är inget som ingår i NyWebb, däremot kan det eventuellt bli en realisering av e-Me för studenter, och NyWebb är en bra strategisk plattform för högskolan, e-Me kommer som en bra fortsättning.

Jag vill gärna uppmärksamma alla involverade i projektet, InnovationLab, alla redaktörer, IT-avdelningen och styrgruppen som alla gör ett fantastiskt arbete, utan det engagemang och vilja att sträva mot en gemensam strategisk plattform skulle det inte fungera. Vi har en mycket arbete framför oss och resan gör vi tillsamman, problem som kan dyka upp på vägen löser vi tillsammans som ett team.

Tack!

Vad innebär NyWebb för Högskolan i Borås

Välkommen till bloggen om NyWebb-projektet och andra områden som påverkar projektet, men också mina egna synpunkter på trender inom webb, som sociala nätverk, innovation och collaboration, dvs webb 2.0 och enterprise 2.0 tillämpade i organisationer.

Jag vill understryka att det som skrivs i denna blogg är mina egna tankar och reflektioner, och ofta kommer jag skriva allmänt om trender som kanske inte direkt har med NyWebb att göra. För att underlätta för alla läsare (hoppas jag), kommer jag märka upp blogginlägg som direkt har med NyWebb att göra med ettiketten: "NyWebb".

NyWebb är ett utvecklingsprojekt på temat:

"Rätt information till rätt målgrupp vid rätt tidpunkt via rätt kanal."

Kanske är detta en vision som inom överskådlig tid inte kommer realiseras, men högskolan bör nog sätta upp strategier som visar på tydliga "strävansmål", så att användaren sätts i fokus.

Syftet är att skapa förutsättningar för samverkan och interaktivitet med omvärlden, och inom högskolan via webben. Ytterligare ett syfte är att underlätta strukturering och hantering av information inom högskolan för att säkra informationskvaliteten. Webblösningarna skall vara ett stöd i högskolans arbetsflöden och dessutom förenkla webbadministrationen.

Projektet pågår under tiden juli 2006 - april 2007.

Projektet kommer att resultera i ny plattform för publik informationshanteringen (extern webb), med en webbinformationsarkitektur grundad på tillgänglighets- och användbarhetskriterier enligt Vägledningen - 24-timmarswebben. En webbplattform kommer också att finnas som skapar förutsättningar för enheter att samarbeta och samverka internt och mellan enheter och omvärld. Dessutom kommer ett antal e-tjänster att vara utvecklade för olika målgrupper.

Högskolan har ett stor behov av en attraktiv och kommunikativ webb, bl a för studentrekrytering, som är riktad mot olika intressenter. Högskolan behöver också en effektiv hantering av informationen i verksamheten. Ökade omvärldskrav på myndigheter, ställer nya krav på t ex webbplatsers tillgänglighet och användbarhet.

Web 2.0 - några enkla förklaringar

Alla har säkert hört talas om web 2.0 och kanske har de flesta även en uppfattning av vad det innebär, men för alla som inte har detta, kanske några korta och enkla förklaringar kan ge svar:

Utveckling av webben där innehållet på webbsidorna till stor del skapas av användarna. Flera utvecklingar räknas till web 2.0:

1. Persondatorns program ersätts med webbaserade program som körs i webbläsaren. (Se också rich internet application).
   
2. Användarna lagrar sina filer (text, musik, bild) på webbservrar som tillhandahålls av webbföretag, oftast gratis.
   
3. Användarna bidrar till materialet på webben - de är inte längre bara besökare på webbsidor, de lägger till, kommenterar, skriver om och bygger egna tillämpningar.
   
4. Användarna bildar gemenskaper och utbyter tips, filer, information och värderingar med varandra. Webben blir alltså en gemensam hårddisk för användarna.

Med detta kan man avskaffa alla "besökare" och istället kalla alla för användare, dvs alla skapar och redigerar innehåll, det finns inga "skyltfönster" kvar. Detta är en viktig utgångspunkt för NyWebb-projektet eftersom Web 1.0 bara befäster den traditionella hierarkiska modellen med kommunikation uppifrån och ned. Genom Web 2.0 är den på väg ut.

För många organisationer kan förändringen vara svår att acceptera medan de unga har vuxit upp i en "high tech-värld" och möter en förlegad värld i organisationer, eller som Anders Gronstedt från Anders Gronstedt Group säger på konferensen "IBM Software Day":

"Nu kommer också den nya generationen, 27 år och yngre, som kallas de digitala infödingarna till skillnad från äldre som är digitala invandrare."

Det är viktigt att ledning inom organisationer driver på utvecklingen så att IT anpassas till verksamhetens behov och tar den nya generationen på allvar.